PREPORUKE ZA OBAVLJANJE ODVJETNIŠTVA U INFORMATIČKOM DRUŠTVU
Uvodne odredbe
Za odvjetničku je djelatnost karakteristično u skladu s pravnim normama i sredstvima obznanjuje i provodi interese svojih stranaka. S obzirom na informacijsku i komunikacijsku tehniku i odvjetnici se koriste novim medijima koji zadiru duboko u svakodnevno poslovanje. Ti elementi mogu biti trajna pomoć u našem poslu.
Temeljne vrijednosti odvjetništva su:
• apsolutno čuvanje povjerljivih podataka;
• služenje interesima stranaka u okviru zakona;
• ograđivanje od svakog nedopuštenog utjecaja trećih osoba, te očuvanje potrebne distance prema stranci.
Osnovna pravila navedena u nastavku trebala bi nam svima pomoći u očuvanju ovih temeljnih vrijednosti.
Polazeći od gornjh pretpostavki, a uzimajući u ubzir da je nužno prihvaćanje i razvoj novih tehnologija u obavljanju odvjetničke djelatnosti, te da se time nužno pridonosi ubrzanju i boljem obavljanju ove djelatosti, a da takvo obavljanje djelatnosti donosi nove rizike i opasnosti koje mogu ugroziti i osnovne vrijednosti odvjetništva, posebno tajnost komunikacije između odvjetnika i stranke HOK, nastojeći potpomoći procese razvoja, te procese zaštite interesa odvjetnika i stranaka u tom procesu donosi sljedeće:
PREPORUKE ZA OBAVLJANJE ODVJETNIŠTVA U INFORMATIČKOM DRUŠTVU
Odvjetnici bi u obavljanju djelatnosti putem elektroničkih oblika komunikacije trebali:
(1) Moći se odgovorno služiti modernom informacijskom i komunikacijskom tehnikom i integrirati je u poslovanje odvjetničkog ureda,
Odvjetnici bi se trebali stalno informirati o novostima s tehničkog i pravnog aspekta, tako što će na prikladan način organizirati svoje urede.
(2) Štititi komunikacijsku tehniku od štetnih utjecaja i neovlaštenog pristupa
U tom smislu treba izraditi sigurnosni koncept, što prvenstveno obuhvaća korištenje antivirusnog programa (koji treba permanentno aktualizirati). E-mail programe treba konfigurirati tako da se privitci u e-mailu ne otvaraju automatski.
Kod spajanja odvjetničkih ureda ili HOK na internet treba prvenstveno predvidjeti firewall kao zaštitu intraneta HOK (interne mreže unutar Udruge njemačkih odvjetnika). Ukoliko se ne postavi firewall, interna IT ne bi smjela biti tehnički povezivana s vanjskom.
Preventivne mjere za on-line administriranje odvjetničkih ureda i HOK i on-line održavanje programa (softvera) mogle bi otvoriti mogućnosti za napad na povjerljive podatke i integritet vlastite informacijske tehnike korisnika, posebice bazu podataka. Treba poduzeti mjere u vezi s tehnikom i osobljem kako bi se uspostavio efikasni nadzor on-line pristupa za održavanje IT tehnike kojom se ured odnosno HOK služi.
Treba pažljivo razmotriti uključivanje trećih osoba (kao stručnih suradnika) te po potrebi uspostaviti suradnju. Ti bi suradnici za pristup morali ispuniti sljedeće zahtjeve:
• da odobrenje u tu svrhu tj. za pristup uvijek daje sam ured;
• da se odobrenje izdaje samo za određenu svrhu i u nužno potrebnom opsegu,
• da se podaci iz IT-sustava ureda ne prosljeđuju dalje.
Suradnici zaduženi za on-line administriranje sustava te ažuriranje programa moraju potpisati ugovor koji sadrži klauzulu koja ih obvezuje na čuvanje poslovne tajne.
Ukoliko se koristi bežična tehnologija (tu se prije svega misli na WLAN), treba raditi samo u kodiranom sustavu i s jasno dodijeljenim MAC∗ autentifikacijskim kodom.
(3) Provjeriti sadržaj odredbi licenci te autorskih prava softwera koji se koristi
Pri korištenju programa i podatka, poglavito kod besplatnog prenošenja programa i podataka s interneta (download), potrebno je u okviru organizacije pribavljanja istih, ovlastima i vlastitom kontrolom brinuti o tome da je to korištenje u skladu sa zakonom. To se poglavito odnositi na programe (softver), koje treba uzimati samo od ovlaštenih dobavljača i to ako su licencirani. Oprez: svaki program koji se može besplatno prenijeti s interneta ne znači da se može i besplatno koristiti u slobodnim profesijama ili u komercijalne svrhe.
(4) Privitke e-mailu (attachments) slati u uobičajenim, po mogućnosti kompatibilnim, sigurnim formatima koji imaju što manji broj KB
Treba izbjegavati bilo kakvo ispitivanje i pokušaj pribavljanja podataka o djelatnosti odvjetnika u dokumentima i komunikaciji. S obzirom na današnje stanje tehnike, dokumente koji se šalju kao prilog u e-mailu treba slati u RTF formatu (rich text format), kako bi se spriječilo prenošenje makrovirusa, te kako ne biste ovisili o određenim proizvodima tj. njihovim verzijama te da biste primali datoteke što manjeg opsega. Gotovo svi programi za obradu teksta koji su danas u upotrebi mogu napraviti RTF datoteku. Povrh toga prilozi se mogu slati kao PDF i HTML datoteke, a kod grafičkih datoteka nude se formati *.gif i *.jpg. Ako želite potvrdu primitka poslane elektroničke pošte, neka to bude ručno, te samo kao potvrda da je elektronička pošta primljena na serveru. Ako već šaljete obavijesti o odsutnosti od e-maila, tada to činite samo centralno. Vezano uz potvrdu o primitku/slanju poruke, primatelj bi trebao imati mogućnost isključivanja te opcije.
(5) Dopisivanje e-mail dokumentirati u priručnom spisu ili pohraniti u elektroničku arhivu
Profesionalnim se kodeksom propisuje priručna dokumentacija, njezino čuvanje i izdavanje. U skladu s time i e-mailove treba ili ispisati (printati) ili arhivirati u elektroničkom obliku.
E-mail adresa odvjetnika poželjno je da u svojem nazivu sadrži ime i prezime odvjetnika te neki od oblika riječi odvjetnik, makar u skraćenom obliku. E-mail adresu odvjetnika ne bi koristio nitko drugi osim odvjetnika, pa niti unutar istog odvjetničkog ureda.
(6) Omogućiti strankama kodiranje i slanje povjerljivih poruka
Treba razgovarati sa strankom o potencijalnim opasnostima korištenja elektroničke pošte, te dogovoriti koje sigurnosne mjere treba poduzeti, te zatim iste dokumentirati.
(7) Provjeriti je li, i kada, potreban kvalificirani elektronički potpis kod e-mailova. Poseban je oprez potreban kod ulazne e-pošte koja nema potpisa.
Samo kada e-mail ima kvalificirani (napredni) elektronički potpis, možemo biti sigurni da potječe od navodnog pošiljatelja te da njegov sadržaj nije izmijenjen. To vrijedi za obvezu identifikacije za potpise pravovaljane u smislu odredbi Zakona o elektroničkim potpisima. Odvjetnik je dužan omogućiti stranci provjeru svog elektroničkog potpisa, ukoliko ga koristi. U tu svrhu treba koristiti uobičajene postupke (postupke navedene u Zakonu o elektroničkim potpisima). Sukladno gornjem preporučuje se pribavljanje elektroničkog potpisa te nužno korištenje njime u komunikaciji s državnim tijelima, ali i strankama poglavito kod komunikacijskih poruka koje sadrže privilegirane obavijesti kao i pravna mišljenja temeljem kojih se u pravilu poduzimaju određene radnje te koje uzrokuju odredjene pravne i faktične posljedice. Posebno se ukazuje na statutarnu obvezu koja će stupiti na snagu kada će elektroničko komuniciranje odvjetnika s HOK morati biti potpisano elektroničkim potpisom.
(8) I prilikom korištenja elektroničkih sredstava komuniciranja potrebno je kolegijalno ponašanje u odnosu izmedju odvjetnika, a da se time također ne narušava ni interes stranaka.
(9) Pri oblikovanju web-stranica paziti na kvalitetu, aktualnost informacija kao i pridržavanje svih važećih propisa
Pri oblikovanju web stranica treba prvenstveno voditi računa o kvaliteti, točnosti sadržaja, aktualnosti te o tome da postoji dostatan broj podataka o ponuditelju. Odvjetnici jamče za sadržaje koje objavljuju na webu te su obvezni objavljivati impresum. Treba pažljivo, kako se ne bi stranke i korisnici usluge dovodili u zabludu, odabrati i domenu za odvjetnički ured.
(10) Pri elektroničkom prihvatu mandata i dogovora o naknadi, paziti na potrebnu formu i snagu dokaza
Pri elektroničkom obliku uspostavljanja komunikacije i dogovora sa strankama treba paziti da se navedu svi podaci za naknadu obračunatu prema vrijednosti predmeta u skladu s Odvjetničkom tarifom HOK. Isto tako treba obratiti pažnju za obvezu da se sporazum o naknadi sklopi u pisanom obliku, kao i obvezu vlastoručnog potpisivanja obračuna naknade za usluge odvjetnika. Elektronički oblik je pisani oblik, ali puna mogućnost dokazivosti sadržaja ugovora moguća je nedvojbeno samo uz korištenje naprednog elektroničkog potpisa.
(11) Ispitati i koristiti mogućnosti korištenja i okvire za elektroničku obradu spisa i dokaznog postupka u komunikaciji sa sudovima i upravnim tijelima.
Odvjetnici trebaju formulirati okvirne tehničke odredbe koje će se ubuduće primjenjivati. U elektroničkoj komunikaciji sa sudovima i vlastima treba trenutačno obratiti pažnju da to još uvijek u principu nije priznat oblik podnošenja zahtjeva u odnosu na sudove, ali je takva mogućnost predviđena za komuniciranje s tijelima državne uprave. Tu se prvenstvno upućuje na novu Uredu o uredskom poslovanju (NN od 16.1.2009.), čl. 12. st. 2. i 3.
(12) Prijaviti e-mail adresu HOK-u
HOK će svojim članovima okvirno od 1.9. 2010. kao pokusni projekt početi slati obavijesti koje su do sada dostavljane u papirnatom obliku, a od 2011., isključivo i jedino putem e-maila. Ukoliko odvjetnici ne dostave efektivnu e-mail adresu do 1.7.2010. HOK će svakom od njih dodijeliti e-mail adresu te ga o tome obavijestiti dopisom u papirnatom obliku. Bude li potrebno, izvršit će se određene nužne promjene u regulativi koja će omogućiti ovakvo postupanje.
HOK će u okvirnom razdoblju od godine dana osposobiti vlastito poslovanje i rad za punu primjenu elektroničkog načina rada pa je nužno da taj proces prate i svi članovi HOK-a.
(13) Izabrati providera za pružanje usluga informacijskog društva,
i to onog koji će ugovorno omogućiti čuvanje odvjetničke tajne, po mogućnosti pod istim uvjetima kao i sam odvjetnik, posebno one koja se provodi u komunikaciji izmedju odvjetnika i stranke, te odvjetnika i suda odnosno drugog državnog tijela.
VERZIJA SIJEČANJ 2010.